Was sich geändert hat
Bis Ende 2024 mussten die wesentlichen Vertragsbedingungen nach dem Nachweisgesetz schriftlich niedergelegt, also eigenhändig unterschrieben, und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz genügt nun auch die Textform, etwa eine E-Mail mit PDF-Anhang.
Voraussetzung ist, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber ihn mit der Übermittlung auffordert, den Empfang zu bestätigen. Diese Empfangsbestätigung sollte der Arbeitgeber aufbewahren.
Wo es bei der Schriftform bleibt
- Bestimmte Branchen. In den Wirtschaftszweigen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa im Bau-, Gaststätten- und Gebäudereinigungsgewerbe oder in der Logistik, ist der Nachweis in Textform ausgeschlossen.
- Auf Verlangen des Arbeitnehmers. Verlangt der Arbeitnehmer einen schriftlichen Nachweis, muss der Arbeitgeber ihn unverzüglich aushändigen.
- Befristungen. Die Befristung eines Arbeitsvertrags bedarf weiterhin der Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Wird sie nur per E-Mail vereinbart, ist sie unwirksam – das Arbeitsverhältnis gilt dann als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Erleichtert wurde nur die Vereinbarung, dass das Arbeitsverhältnis mit Erreichen der Regelaltersgrenze endet.
- Kündigung und Aufhebungsvertrag. Beide bedürfen nach § 623 BGB der Schriftform, die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen.
- Nachvertragliche Wettbewerbsverbote. Sie sind nur verbindlich, wenn sie schriftlich vereinbart werden und der Arbeitnehmer eine vom Arbeitgeber unterzeichnete Urkunde erhält (§ 74 Abs. 1 HGB).
Fristen und Folgen
Name und Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und die Arbeitszeit sind spätestens am ersten Arbeitstag nachzuweisen. Weitere Angaben, etwa zu Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit und Probezeit, folgen spätestens am siebten Kalendertag, die übrigen innerhalb eines Monats.
Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten und können mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 Euro je Fall geahndet werden. Die Wirksamkeit des Arbeitsvertrags selbst bleibt davon unberührt.
Unsere Empfehlung
Für Arbeitgeber: Nutzen Sie die Textform für den Nachweis, aber nicht für Vereinbarungen, die weiterhin schriftlich geschlossen werden müssen. Verträge mit Befristung oder Wettbewerbsverbot sollten wie bisher von beiden Seiten unterschrieben werden. Dokumentieren Sie die Empfangsbestätigungen.
Für Arbeitnehmer: Sie können einen schriftlichen Nachweis verlangen. Haben Sie einen befristeten Vertrag nur per E-Mail erhalten, lohnt sich eine Prüfung – die Befristung kann unwirksam sein.
